Invoice là gì? Các khái niệm cơ bản về Proforma Invoice

Invoice là một chứng từ quan trọng gồm nhiều chức năng như cấp giấy chứng nhận xuất xứ C/O, làm thủ tục hải quan. Vậy cụ thể Invoice là gì? Gồm có các loại Invoice nào? Hay Proforma invoice là gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết dưới đây để bạn có cái nhìn tổng quan hơn về các vấn đề liên quan đến Invoice nhé.

Invoice là gì?

Invoice chính là hóa đơn, là loại chứng từ quan trọng trong quá trình trao đổi và mua bán hàng hóa. Và trong ngành xuất nhập khẩu, Invoice là hóa đơn bán hàng do người bán tự lập theo mẫu phù hợp với loại mặt hàng của họ mà không cần phải tuân thủ theo mẫu của cơ quan nhà nước hoặc của Chi cục thuế.

Tham khảo: Thuế trước bạ là gì? Lệ phí trước bạ là gì?

Các loại Invoice hiện nay

Invoice hiện nay được chia thành 2 loại: Proforma invoice và Commercial Invoice. Vậy Proforma invoice là gì và Commercial invoice là gì?

Proforma invoice (PI) đây là hóa đơn chiếu lệ. Chúng được lập ra khi người mua gửi đơn đặt hàng (PO) đến cho người bán. Sau khi nhận được thông tin người bán sẽ tiến hành gửi hóa đơn chiếu lệ PI cho bên mua. Nếu chấp thuận về mức giá đó thì thanh toán trước một phần hoặc có thể thanh toán luôn 100%.

Xem thêm: PO là gì trong kinh doanh và trong xuất nhập khẩu?

Commercial Invoice (CI) là hóa đơn thương mại, loại này có chức năng pháp lý, chức năng thanh toán về nộp thuế. Thời điểm xuất hóa đơn thương mại là sau khi hàng hóa đã được đưa hết lên container và xếp lên tàu. Lúc này bên bán phải gửi cho bên mua các chứng từ hóa đơn, cũng như những chứng từ liên quan đến vận đơn, chứng nhận xuất xứ,… để bên mua thực hiện thanh toán hàng.

Trong một Invoice thường có các thông tin sau:

• Tiêu đề, số cũng như ngày lập hóa đơn.
• Tên, địa chỉ người mua và người bán.
• Thông tin hàng hóa: Số lượng, đơn giá, mô tả, tổng tiền bằng chữ và bằng số.
• Điều kiện cơ sở giao hàng.
• Điều kiện thanh toán.
• Cảng xếp, dỡ.
• Tên tàu, số chuyến,…

Mục đích của hóa đơn thương mại

Mục đích chính của hóa đơn thương mại là để làm chứng từ thanh toán, và ở đây là người bán đòi tiền người mua. Hay hiểu đơn giản đó là tôi bán cho anh lô hàng này, thì anh phải trả tôi số tiền trên hóa đơn.

Chính vì vậy Invoice phải thể hiện được:

• Số tiền cần phải được thanh toán là bao nhiêu?
• Các điều kiện kèm theo khác về hàng hóa, điều kiện thanh toán, số lượng hàng hóa.

Một số lỗi thường gặp khi lập Invoice

Dù trách nhiệm lập invoice là của người bán, nhưng khi tiến hành làm các thủ tục hải quan để thông quan hàng hóa. Thì người mua có trách nhiệm giải trình về các thông tin này cho cơ quan hải quan. Và khi lập hóa đơn thương mại người cần phải để ý một số lỗi như:

• Thể hiện đầy đủ điều kiện giao hàng trong Incoterms, tên cảng xuất, cảng nhập.
• Để đúng thông tin về đơn hàng, không gộp quá nhiều mặt hàng vào chung một loại.
• Người bán có chiết khấu thêm cho người mua nhưng trên hóa đơn sẽ không ghi là chiết khấu mà chỉ thể hiện giá trị hóa đơn tổng.

Các loại Invoice khác

Hiện nay còn có nhiều loại hóa đơn khác như: Tax Invoice, Non Commercial Invoice, Vat Invoice,… chúng ta hãy cùng tìm hiểu thêm về những loại hóa đơn này.

– Tax Invoice là hóa đơn thuế. Nó được gửi cho người mua số tiền thuế phải nộp ở đại lý đã đăng ký. Nó sẽ bao gồm mô tả, giá trị của hàng hóa dịch vụ, số lượng, và thuế được tính.

– E Invoice là hóa đơn điện tử. Nó sẽ được thanh toán qua mạng bằng hình thức thanh toán điện tử. Thường được sử dụng bởi các đối tác thương mại, khách hàng hoặc là các nhà cung cấp, để trình bày cũng như là giám sát các tài liệu giao dịch với nhau, đảm bảo các điều khoản trong thỏa thuận giao dịch của cả hai bên đều được đáp ứng.

– Non Commercial Invoice là hóa đơn phi thương mại – chứng từ quan trọng trong ngành xuất nhập khẩu. Với chức năng đó là mở tờ khai và kê các vấn đề như thuế hải quan, giá nhưng không nhằm mục để đích thanh toán giữa các bên mua bán.

– Vat Invoice là bản kê khai hàng hóa do người bán có đăng ký hợp pháp xuất ra để thu thuế trị giá gia tăng. Bản kê khai hàng hóa này cho biết giá mua hàng hóa, thuế tăng thu, dịch vụ đánh trên hàng hóa đó. Và ngoài ra nó được người mua dùng để khai số giảm trừ thuế đầu vào từ số VAT.

– Shipping Invoice – còn đây là hóa đơn chất hàng, là thuật ngữ được sử dụng trong lĩnh vực kinh tế .

– Sales Invoice là hóa đơn bán hàng.

Hy vọng qua bài viết, bạn đã có được cái nhìn tổng quan hơn, hiểu rõ hơn Invoice là gì? cũng như những lỗi thường gặp trong cách lập hóa đơn chứng từ. Từ đó có thể làm hợp đồng mua bán xuất nhập khẩu nhanh chóng hơn.